Нейрорекрутер и бесконтактный найм: от запуска до революции системы подбора – Кейс X5 и NanoHire

Екатерина Понькина, менеджер по развитию цифровых сервисов

Модернизируя процесс подбора в компании, мы всегда мыслим не только точечно, но и глобально: решение внедрить ИИ-помощника в наши процессы от автопоиска до назначения интервью стало одним из решений, отвечающих нашей общей стратегии бизнеса.

В итоге инструмент не только качественно влияет на весь процесс подбора, но и улучшает все метрики по пути – от скорости ответа на отклики и поиска кандидатов на сложные вакансии до сокращения срока закрытия и стоимости вакансии, а также оптимизации ФОТ. В статье рассказываю, как от пилотного запуска нейрорекрутер стал полноценной частью нашей команды.

Проблема: большой объём откликов и дефицит кандидатов на сложные позиции

X5 – лидеры продуктового ритейла России, развиваем магазины и сервисы для миллионов покупателей по всей стране. Мы работаем в отдельной бизнес-единице X5 Поддержка бизнеса, которая аккумулирует в себе крупные ключевые отделы компании – юридический, финансовый, административный, закупочный, кадровый и т.д.
Пилот ИИ-помощника NanoHire и дальнейшее его масштабирование мы проводили в рамках как раз нашей бизнес-единицы, это была наша инициатива.

На тот момент мы уже пользовались чат-ботами, но без интегрированного искусственного интеллекта. Попробовав цифрового помощника с такой функцией – мы получили существенный рост метрик и решили переходить на него. Мы выбирали из нескольких, более трёх подрядчиков, но после плотного сравнения цены и качества, а также по соответствию нашим бизнес-целям, мы остановили свой выбор на NanoHire.

Система обработки откликов, существующая на тот момент, даже с чат-ботом – не справлялась с большим объемом: на каждого рекрутера приходилось больше 20 активных вакансий. Базовая «пропускная способность» рекрутера – от 10 до, максимум, 15 вакансий, на разном этапе запуска и работы над вакансией: например, какие-то могут быть уже на этапе проверки СБ и не требуют большой вовлеченности. Таким образом, перед ИИ-помощником стояла задача быстро обрабатывать все отклики, ускорять подбор, а также помочь нам закрывать тяжёлые вакансии – например, в каких-то отдаленных городах России, где в целом кандидатов очень мало. 

Мы хотели найти инструмент, который сам будет искать за нас кандидатов (и не только искать, а искать качественно) и разгрузит команду подбора, которая тратила классически большое количество времени на то, чтобы просматривать вручную резюме на hh.ru или искать обновленные резюме в городах, где редко появляются новые кандидаты. Наши рекрутеры работают в основном из Москвы или городов, где разница во времени с Москвой максимум два часа: нам также нужен был инструмент, который помог бы нам работать со всеми часовыми поясами России и оперативно общаться с кандидатами в любое время дня и ночи.

Решение: обработка откликов и автопоиск – руками нейрорекрутера от NanoHire

Мы пользуемся почти всеми функциями, которые есть у NanoHire для ускорения процесса закрытия вакансий: этапом холодного поиска и обработки откликов, функцией адаптации общения по часовым поясам, а также автоматического назначения интервью. У коллег также есть функция запроса нужных для оформления кандидата документов, но этот процесс на данный момент у нас налажен внутри CRM-системы. 

ИИ-помощник NanoHire начинает общение с кандидатом сразу после отклика

Рассказываю, как устроен процесс подбора. Пока мы ищем кандидатов только через hh.ru. На вакансиях, где обычно много откликов, мы подключаем робота для первичной оценки и назначения интервью. А на тех позициях, где обычно не хватает откликов, мы сразу отдаем роботу не только обработку, но и поиск подходящих кандидатов.

Сейчас с участием и помощью NanoHire мы закрываем более 61% вакансий. Другая часть позиций закрывается по внутренним переводам, реферальной программе и другим каналам. 

ИИ-помощник NanoHire автоматически ищет целевых кандидатов и начинает общение

В рамках работы отдела ИИ-помощник даже обрёл свой конкретный образ: мы позиционируем его как нового ИИ-члена команды. Аватар Ольги Фроловой работает наряду с коллегами, выполняя операционные задачи, но, конечно, мы все понимаем, что это – инструмент для оптимизации и улучшения работы отдела и Ольга все равно требует, хоть и минимального, но контроля от живого члена команды.

Скриншот из внутреннего видео X5, где ИИ-аватар рассказывает, как помог команде подбора

Использование ИИ-помощника с конкретным именем и должностью – это опциональная функция: в зависимости от ваших внутренних правил коммуникации вы можете дать нейрорекрутеру имя или же оставить общение обезличенным.

Также мы постоянно адаптировали ИИ к нужной стилистике общения: аватар стал более эмпатичным, сохраняет контекст, не просто задаёт вопросы, а дает обратную связь на ответы кандидата, а также не давит, если кандидат отказывается от чего-то или не хочет отвечать на какой-то вопрос. Нейрорекрутер анализирует поведение человека во время собеседования, его ответы, лексику и интонации, соответствие кандидата вакансии.

ИИ-аватар постоянно обучается и максимально приближен к стилю общения живого человека
Однако, не стоит переоценивать технологии, алгоритмы не придут на замену людям. При интеграции пилотов в процессы необходимо четко фиксировать роль рекрутера как финального контролера качества: именно он проверяет корректность решений и сохраняет человеческое измерение общения с кандидатом.  

Еще очень удобно работать с NanoHire, если у вас повторяется одна и та же вакансия: у нас, например, это менеджеры контрольно-ревизионного отдела, потребность всегда от 5 до 10 человек по Москве, в вакансиях отличаются только адреса магазинов. Вы можете отдать все вакансии ИИ-помощнику, и он будет рассказывать кандидатам, какие места работы есть, чтобы назначать собеседование в уже наиболее подходящую локацию.

Работая с откликами на вакансии, ИИ-аватар связывается со всеми кандидатами и отбирает из них лучших: 94% заканчивают этап первичного скрининга, 42% – соглашаются с условиями вакансии, а также подходят по требованиям, обязательным, и желательным. Дальше рекрутеры уже из них выбирают самых целевых и назначают с ними собеседование.

Блок аналитики воронки обработки откликов внутри личного кабинета команды
Холодный автопоиск тоже приносит значительные результаты: 87% найденных кандидатов начинают диалог по вакансии и почти 100% из них доходят до конца спланированного сценария. Дальше кандидаты могут по какой-то причине отказаться от вакансии (работа ночью, неудобно ездить и т.д.), однако 28% доходят до следующего этапа назначения интервью.

Блок аналитики воронки автопоиска внутри личного кабинета команды подбора в NanoHire
В системе также есть возможность проанализировать отказы. Это помогает понять, корректно ли все работает в запущенной вакансии; можно ли как-то доработать вакансию, чтобы сделать ее привлекательней для кандидатов; а также приносит инсайты о том, что вакансия может быть сложна в поиске. Если вдруг есть кандидаты, но очень много отказов, мы понимаем, что это может быть связано со спецификой конкретных задач – например, работа в ночную смену – и надо расширять поиск, чтобы найти тех, кому вакансия подойдет. 

Решение: нейрорекрутер автоматически назначает интервью с наиболее целевыми кандидатами

Бесконтактное назначение интервью – то, что мы тоже реализовали вместе с командой NanoHire. ИИ-помощник сам обрабатывает кандидатов и назначает интервью с нанимающим менеджером, а рекрутер уже забирает кандидатов-финалистов на оформление. 

ИИ-помощник NanoHire обсуждает время для собеседования и автоматически назначает интервью с кандидатом
Автоматическое назначение интервью наиболее хорошо показало себя на вакансиях с минимальными требованиями: робот отбирает чётко по вашим критериям, и риск, что на собеседование придёт неподходящий кандидат, сводится почти к нулю. В других, более сложных случаях, рекрутер сначала одобряет тех, кого отобрал ИИ-помощник, и уже после этого отправляет его назначать интервью с самыми релевантными.

С ИИ-помощником также стало кардинально легче работать с вакансиями в других часовых поясах: робот общается во время рабочего времени, скажем, во Владивостоке, и рекрутеру не приходится работать поздно вечером или рано утром, чтобы искать кандидатов, проводить первичный скрининг и переводить целевых кандидатов на следующий этап подбора.

Настройка работы ИИ-помощника NanoHire по часовым поясам и дням недели

Сейчас все этапы до финального оформления проходят внутри системы NanoHire, затем мы подгружаем кандидатов в нашу CRM-систему, планируем интеграцию между системами.

«Общение прошло легко и на одном дыхании»: что говорят сотрудники, общавшиеся с ИИ-помощником на этапе устройства на работу

Конечно, внедряя такой инструмент, нам было важно не только оптимизировать наши ресурсы и перераспределить силы команды, но и обеспечить комфортное общение для наших потенциальных сотрудников. Провели небольшой опрос среди тех, кто общался с ИИ-помощником на первых этапах и потом устроился к нам в команду.

В опросе участвовали сотрудники разных должностей и из разных городов России. Среди ответов были специалисты по кадровому сопровождению и контрольно-ревизионной группы, офис-менеджеры, бизнес-аналитки, контент-продюсеры и другие. Ответы собирали в Москве, Санкт-Петербурге, Рязани и Ростове-на-Дону.

БОльшая часть отзывов были позитивными, коллеги отмечали, что общение было  «живым», «вежливым», «адекватным» и «по делу», «коммуникация была выстроена очень грамотно». Многие отмечали, что, конечно, заметили, что это был не живой человек – по скорости ответов и чёткости вопросов и ответов, однако это тоже было отмечено как плюс, потому что «не надо было ждать рекрутера сутками, чтобы обсудить базовые вопросы». 

Результаты и дальнейшие планы X5 & NanoHire

Внедрение ИИ-помощника повлияло на все показатели воронки подбора: мы сократили срок и стоимость закрытия вакансий, снизили нагрузку на рекрутеров и вывели на новый уровень холодный поиск и работу со сложными для поиска кандидатов вакансиями. Наш нейрорекрутер уже помог нам улучшить работу с более чем 250 вакансиями.

Если смотреть суммарную статистику по работе нейроректура и в обработке откликов, и в автопоиске кандидатов, 93%  – заканчивают спланированный сценарий общения с нейрорекутером, и почти 40%  – тех, кто подошел по всем требованиям и кому подошли условия по вакансии – переходят на следующий этап интервью.

Блок аналитики общей воронки внутри личного кабинета команды подбора в NanoHire
Более 50% базовых обязанностей рекрутера можно перепоручить ИИ-помощнику. И это касается не только оценки твердых навыков. Робота можно обучить оценивать и мягкие навыки: он может аргументированно оценить, в каких ответах кандидат проявил ответственность, коммуникабельность, выражал мотивированность.

Отдельно хочется выделить влияние ИИ-помощника на показатели верхней воронки подбора –  сколько кандидатов в целом было обработано за месяц. Объём обрабатываемых кандидатов растёт с каждым месяцем и верхний этап воронки найма в среднем вырос в 3,5 раза.

Также наш нейроректурер продемонстрировала точность попадания при поиске профилей по сложным ролям. У нас есть экспертные и транзактные вакансии. Экспертные – это более тяжелоуровневые вакансии, с более сложными требованиями, например, инженеры и юристы. Транзакционные – это вакансии с меньшим количеством требований, например, специалисты по охране труда, контрольно-ревизионной работе, кадровому сопровождению, а также сотрудники контактного центра. Мы отдаем ИИ-помощнику и те, и другие: качество сорсинга на экспертном направлении достигает 82%, на транзакционном – 85%. 

Ещё нам удалось сократить количество звонков без ответа и звонков, не приносящих результата: сейчас команда почти не звонит «вхолодную», только если есть кандидаты, которые не отвечают ИИ-помощнику. Благодаря помощи нейрорекрутера человек-рекрутер может за три дня просмотреть не 50 кандидатов, а 500. Также раньше у нас было много безрезультатных звонков: например, локация офиса по вакансии была неудобна для большинства кандидатов, и в итоге рекрутер обзванивал 50 человек в день,  и 50 человек отказывались из-за локации. Сейчас мы просто отдаем такие вакансии ИИ-помощнику, на следующий день у нас уже есть кандидаты, кто согласился на эту локацию, и мы уже выбираем из них. 

Найм специалиста контактного центра – ещё одна история, которой хочется поделиться. Обычно эту вакансию мы закрывали за 30 дней. Подключив к процессу ИИ-помощника, мы смогли закрыть её за неделю! То есть в понедельник мы разместили вакансию и уже в пятницу человек вышел на работу.

Мы работаем в плотном взаимодействии с командой NanoHire, в 2026 году планируем создание единого рекрутингового центра и хотим масштабировать наш опыт на всю группу компаний X5, чтобы повысить операционную эффективность.

Планируем интеграцию с CRM-системой, и другие внутренние доработки: чтобы ИИ-помощник мог возвращаться к кандидатами, если изменились условия по вакансии и он может подойти; чтобы можно было обрабатывать и внутреннюю базу кандидатов компании в рамках всей экосистемы и например, сразу предлагать вакансию и внутренним, и бывшим сотрудникам.

ЗАВЕСТИ СВОЕГО ИИ-ПОМОЩНИКА С NANOHIRE